1.2. Elementos visibles del compromiso gerencial
El nivel más alto de la empresa debe participar en las actividades contempladas en este elemento:
Incluir el tema de la Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente e información de las partes interesadas en las reuniones gerenciales, que se llevarán a cabo al menos trimestralmente.
Realizar un programa de inspecciones que contemple todos los centros de trabajo para evaluar las condiciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente y se implemente a nivel gerencial. El nivel más alto de la empresa debe participar en la realización de las inspecciones.
Revisión por la Gerencia a la implementación del Sistema -SSTA con el fin de asegurar su adecuación y efectividad permanente. Es decir la gerencia debe revisar la operación del Sistema de Gestión del SG-SSTA por lo menos una vez al año, para evaluar si está implementado plenamente y sigue siendo apto para cumplir los objetivos y la políticas.
El proceso de revisión de la gerencia debe asegurar que se recoja la información necesaria que le permita llevar a cabo esta evaluación.
La información de entrada para la revisión por la gerencia debe incluir: políticas, objetivos, análisis estadístico de accidentalidad, estado de la investigación de accidentes y casi accidentes, análisis estadístico de enfermedad laboral, revisión del desempeño ambiental de la organización, resultados de la participación y consulta, resultados de la gestión de los aspectos de sostenibilidad de la empresa relevantes en materia del SG-SSTA, resultados de auditorías, estado de las acciones correctivas y preventivas, evaluación del cumplimento de los requisitos legales aplicables y con de otros compromisos que la organización suscriba, cambios en los requisitos legales y de otra índole relacionados con el SG-SSTA, recomendaciones para la mejora, resultados de la participación y consultas y, resultados de las revisiones gerenciales anteriores, Suficiencia de los recursos, Revisión del Plan de Trabajo Anual, Determinar si han sido eficaces las estrategias implementadas, Revisar la capacidad del sistema para satisfacer las necesidades globales de la empresa, Determinar si promueve la participación de los trabajadores, Identificar los programas de rehabilitación de la salud, ausentismo laboral por causas asociadas a SST, Resultados de las inspecciones.El análisis de revisión por la gerencia debe estar documentado.
La revisión debe incluir la necesidad de efectuar cambios en el sistema, incluyendo la política y objetivos. Se deben establecer objetivos nuevos o actualizados para el mejoramiento en el nuevo período y considerar si se necesitan cambios para cualquier elemento del sistema de gestión. Los resultados de este análisis se deben documentar y se debe implementar el plan de acción a seguir.
La gerencia debe demostrar el conocimiento de los aspectos relacionados con los elementos visibles del compromiso gerencial.
El resultado de la revisión gerencial debe estar disponible para consulta y debe comunicarse incluyendo una comunicación formal al COPASST o Vigía' de Seguridad y Salud en el Trabajo y al responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST quienes deberán definir e implementar las acciones preventivas, correctivas y de mejora a que hubiese lugar. Este resultado de Revisión gerencial es insumo para toma de decisiones estratégicas.
REQUISITOS ESCENARIO E
Obtendrá el nivel E relacionado con el elemento reuniones e inspecciones gerenciales, la empresa que demuestre que la gerencia es proactiva cuando el nivel más alto de la empresa realiza personalmente y periódicamente inspecciones en los frentes de trabajo y reuniones con el personal de campo y/o participan en auditorias comportamentales y/o campañas de -SSTA y/o lidera capacitaciones o charlas de seguridad, entre otros. Se evidencian el cumplimiento y seguimiento a los planes de acción resultantes de estas actividades. Obtendrá el nivel E relacionado con el elemento revisiones gerenciales, la empresa que demuestre que la gerencia aprueba, implementa y hace seguimiento a planes de acción que trasciendan a otras partes interesadas (Ej: autoridad, comunidad, familias, clientes, colegas, entre otros). Los planes de acción que involucren a esas partes interesadas deben ser comunicados a ellas según aplique.
Buenas Prácticas: evidenciar la pro actividad de la gerencia a través de la participación en actividades relacionadas con la gestión del sistema tales como: simulacros, capacitaciones, inversión a las propuestas generadas para la gestión del sistema.
Resumen
Reuniones Gerenciales: La organización debería realizar reuniones donde esté presente el nivel gerencial de la empresa con el fin de tratar temas inherentes al sistema de gestión de SSTA como accidentalidad, ausentismo, programas de gestión, desempeño ambiental, entre otros. De estas reuniones se debe dejar evidencia como actas, registros de reunión, compromisos adquiridos. Estas reuniones deberían realizarse como mínimo cada tres meses.Un aspecto importante para el éxito de estas reuniones es involucrar al nivel gerencial de la empresa permitiendo que se hagan contribuciones significativas en temas de SSTA de acuerdo con su área de conocimiento.
Inspecciones gerenciales: La alta gerencia debería realizar inspecciones planeadas a todos los centros de trabajo, estas inspecciones no son delegables y deberían ser realizadas por los miembros de la alta gerencia solamente. Para lo cual se debería definir un programa de inspecciones planeadas gerenciales que contemple los siguientes ítems: definir un objetivo, meta, indicadores, listado de áreas a inspeccionar, responsables de la inspección, frecuencia de realización, listas de verificación, implementación de acciones preventivas o correcciones, seguimiento e informes.
Revisión por la gerencia: Con el fin de verificar el desempeño del sistema de gestión de SSTA se debería realizar como mínimo una vez al año revisiones por la dirección las cuales además buscan definir si el sistema está enfocado a cumplir con los objetivos y política definidos y si es suficiente para gestionar los peligros, riesgos, aspectos, impactos y requisitos legales aplicables a la organización.
El representante de la dirección para el sistema debería preparar la siguiente información para revisión de la alta gerencia.
Política y objetivos: verificar si siguen siendo vigentes de acuerdo con los cambios presentados en la organización y en el ámbito externo.
Análisis estadístico de accidentalidad: comportamiento de la accidentalidad comparado con los años anteriores.
Estado de la investigación de accidentes y casi accidentes: número de acciones propuestas cerradas o en ejecución, eficacia de las acciones correctivas tomadas.
Análisis estadístico de enfermedad profesional: Análisis de los indicadores de incidencia y prevalencia, si es 0 se puede analizar las acciones que debería implementar o continuar implementando la empresa para mantener este resultado.
Revisión del desempeño ambiental de la organización: presentar los resultados medibles de la gestión que hace la organización con respecto a los aspectos ambientales por ejemplo cumplimiento de objetivos, metas, seguimiento a controles.
Resultados de la participación y consulta: como han participado los colabores en el sistema SSTA, puede ser mediante reportes de actos y condiciones inseguras, reportes al COPASO, reportes o quejas de la comunidad en temas ambientales.
Revisión de los resultados de actividades de Responsabilidad Social con los grupos de interés identificados (programas, respuesta a quejas, planes sociales):comportamiento del desempeño en estos temas por parte de las comunidades, familias, socios, proveedores, entre otros.
Resultados de auditorías: se deberían incluir auditorías internas, de los clientes y tercera parte analizando las fortalezas, las opciones de mejora y las no conformidades encontradas.
Estado de las acciones correctivas y preventivas: análisis de acciones abiertas y cerradas, planes de acción para mejorar la oportunidad en el cierre de estas.
Evaluación del cumplimento con los requisitos legales aplicables y con los otros requisitos que la organización suscriba: se debería analizar el estado de cumplimiento de todos los requisitos identificados y planes para lograr un cumplimiento total.
Evolución de los requisitos legales: Análisis de requisitos nuevos identificados y planes de acción para lograr el cumplimiento en total.
Resultados de las revisiones gerenciales anteriores: se deberían analizar cada uno de los compromisos adquiridos en la revisión anterior y verificar el cumplimiento oportuno.
Como resultado de la de la revisión por la gerencia se debe definir la necesidad de efectuar cambios en el sistema SSTA, revisión de la necesidad de reformular los objetivos y metas, planes de acción para cumplir los objetivos no alcanzados, necesidad de nuevos recursos sean económicos o humanos.
La revisión por la dirección debería estar documentada y comunicada a todos los trabajadores puede ser mediante carteleras, intranet, reuniones, capacitaciones.
Recursos
Formatos:
A continuación se listaran los formatos que utilizaremos para desarrollar este punto.
Nota: Faltaría desarrollar el procedimiento para las revisiones del sistema, las cuales deben ser adaptadas al objeto social de la empresa por eso no se incluyen en la lista de los formatos.
